タスクシュートのプロジェクト・モード設定考察

タスクシュートでのスケジュール管理の運用を始めて6年になります。EXCELでの運用から、iPhoneでのたすくま、現在はTaskchute Cloudでの運用に落ち着いています。

一日のスケジュールの可視化により、生活にメリハリが生まれますし、また時間を設定することで集中できるなど、今となっては手放せないツールです。

ただ、これまではスケジュール管理が主目的で、プロジェクトやモードははじめのころに設定したものをカスタマイズしつつも、なんとなく使っていました。

カスタマイズを繰り返し、定着もしてきたところで、一旦きれいに整理してみましたので、現在の運用をご紹介します。

基本的な考え方

プロジェクトとモードの考え方は少しわかりにくいものですが、以下のようなイメージを持って設定しています。

プロジェクト

目標やテーマ
大きくは仕事や趣味ですが、大きなものは特出しします

モード

作業の種類や気持ちに与える影響
各項目の先頭には01、02などの数字を振っています
例えば仕事関連(10,11,12…）→勉強関連（20,21,22…)→生活関連、などとしておくとソートをしたときにカテゴリの分類がわかりやすくなります。
また、モードでは色設定をするときに、カテゴリごとに近い色実にしておくと、レビューの際にざっとどのようなモードでのタスクか多いか、バランスが取れているか、などを俯瞰することができてよいです。

モードの設定

作業の種別という観点からすると仕事とプライベートはまとめてもよいのですが、心の持ちようがどうしても異なるので、あえて仕事のモードは分けています。
少々項目が多いような気もしますが、どれを設定するのがよいのか迷うくらいなら、細分化したほうが結果早いと感じています。

先に書いたように数字をつけてカテゴリごとにソートしているので、色合いが、赤系：仕事、青系：自己成長、緑系：生活・休息などのように感覚的に把握できるのがメリットです。

プロジェクトの設定

以前は仕事を例えばミーティング、作業、構想などに分けており、モードとあいまいな状態でしたが、見直しました。

ゴールの設定と考えるとしっくりきます。

こちらは細かすぎるとメンテナンスが煩雑になるので、仕事は仕事、趣味は趣味としてまずは大き目の括りのプロジェクトを作っています。

特にやりたい、と思うことがあるときに特だしします。例えば、趣味の中のPython勉強やブログがこれにあたります。

残念な点として、終わったプロジェクトは消さずに残しておかないと過去のタスクが「無効なプロジェクト」になってしまいます。

見えないけど残すアーカイブの追加など機能改善を望むところですが、当面は終わったプロジェクトには先頭に”99_”を入れるようにして、ソートされたときに後ろへ持ってくるようにするのがよいかと

タスクリストの見え方

上記、プロジェクトとモード設定でタスクリストはこのように見えます。

平日仕事時間帯は赤系、就業後は青～緑系が並び全体としてのモード傾向がわかりやすくなりました。

レビュー画面の見え方

続いてレビュー画面です。

モードのレビューは並びがばらばら？の為、少し見辛いのですが、色ごとに見るとなんとなくバランスが見て取れる気がします。

またプロジェクトは仕事をまだ分けていない為、突出していますが、こちらはシンプルでわかりやすいです。目標をしっかり設定すればモチベーションにもつながりそうです。

まとめ

プロジェクト、モード設定は固定してしまうのではなく、日々調整をしていくのがよいかと思いますが、今回の整理で何よりタスクの設定が楽になった(悩むことが少なくなった）のが一番の成果かもしれません。

レビュー画面もみやすくなったので、今後は週次、月次レビューへ活用してみたいと思います。